Çoğu eski devlet kurumları ile kuruluş tarihleri 30 seneden önceye dayanan şirketlerimizin arşivlerinde, kurumsal iletişim departmanlarında yada kütüphanelerinde video görüntüler kasetler halinde bulunmaktadır. VHS video kasetine kaydedilen görüntülerin erişilebilir kalması, tüm arşiviniz açısından çok önemlidir.
Özet Bilgi
Çoğu eski devlet kurumları ile kuruluş tarihleri 30 seneden önceye dayanan şirketlerimizin arşivlerinde, kurumsal iletişim departmanlarında yada kütüphanelerinde video görüntüler kasetler halinde bulunmaktadır. O tarihlerde uygun maliyetli olduğu içinde çoğu zaman bu kasetler VHS formatındadır. Ne yazık ki, diğer manyetik bantlarda olduğu gibi VHS video kasetleri korunması bazı önemli zorluklarla karşı karşıyadır. Genelde sınırlı bir ömre sahiptir, belirli oynatmalardan sonra ve saklama şartlarına bağlı olarak jenerasyon kayıpları ve görüntü bozuklukları başlamaktadır. Ayrıca VCR gibi VHS teyp cihazları ömrünü tamamlamış olup bulunmamaktadır.
VHS video kasetine kaydedilen görüntülerin erişilebilir kalması gerekiyorsa, dijitalleştirerek yeni teknolojiye taşınmalıdır.
VHS formatını ilk olarak 1976 senesinde JVC, tüketici pazarına yönelik olarak başlattı. Buna rakip format 1975 yılında piyasaya sürülen Sony'nin Betamax ıydı. Her iki format da 1970'lerin sonları ve 1980'lerde pazarda birbirlerine karşı yarıştı. Sonuç olarak, format savaşını VHS kazandı ve uzun yıllar boyunca en yaygın video formatı oldu.
VHS o tarihlerde yaygın olarak kullanılsa da, yine aynı tarihlerdeki Betamax, S-VHS, VHS-C , Hi-8 gibi kaset tiplerine göre göre daha düşük kalitede olan bir video formatıdır.
VHS bantları artık ömrünü tamamlamıştır. Ortalama olarak manyetik bandın ömrü 10 ila 30 yıl arasındadır. VHS formatı 35-40 yıldan beri mevcut olduğundan, koleksiyonlardaki medyanın çoğu, kullanım ömürlerinin ikinci kısmındadır. VHS teypleri, kaydedilen bilgilerin gelecekteki geri kazanılması beklentisiyle süresiz saklanamaz. Bu nedenle, artık VHS oynatma aygıtları hazır olduğunda, kayıtların eski VHS kasetlerinden çıkıp yeni bir video formatına geçirilmesi ve dönüştürülmesi için ideal zamandır. Daha fazla zaman geçtikçe, artan bant bozulması riski daha yüksektir. Bu, bandı oynatmanın daha zor ve daha maliyetli bir şekilde oynatılmasını sağlamak için düzeltici eylemler gerektireceğinden, geçişi daha maliyetli hale getirir. Beklemek ayrıca iyi durumda olan oynatma cihazlarının kullanılabilirliğinin azalmasıyla da sonuçlanacaktır.
VHS kaset gibi analog kayıtların dijitalleştirilerek veri dosyasına dönüştürülmesi önemli bir koruma yöntemi olmasına rağmen, dikkat edilmesi gereken bazı dezavantajları vardır. Orijinal analog kaydın kötü örneklemesi veya sayısallaştırılması, dijital versiyonun orijinalin doğru bir şekilde gösterilmemesi ve depolama alanından tasarruf edilmesi için kayıplı sıkıştırma metotları seçilmesi, o zaman ana analog kayıtları sonsuza dek kaybettirecektir. İdeal olanı, dijitalleştirme yani Analogdan Dijital e aktarma işlemi en yüksek kalitede yapılmalıdır ki ileriki farklı kullanımlarda çeşitli çözünürlükleri destekleyebilsin. Videonun daha yüksek çözünürlükte sayısallaştırılması ve içinde görüntü kirliliğinin temizlenmesi bu konuda bilgili ve eğitimli kadroyu gerektirir. Bu konuda standart bir dosya formatı yoktur. 12 farklı dosya ve video formatı kullanılmaktadır. Bu konuda her kurumun ihtiyaçları ve bütçesi doğrultusunda bugün ve geleceğe yönelik olarak karar verilmesi gerekir.
Dijitalleştirme ve aktarım konusunda yüksek kaliteli veya değeri yüksek kayıtlar için dışarıdan profesyonel bir hizmet alınması gerekli olabilir. Aktarım işi için ileri teknoloji ekipman ve yazılım kullanılması durumlarında bu hizmet elzemdir. Özellikle kasetlerde fiziksel problem olduğu zamanlarda cihaz içine takılıp oynatıldığı zaman daha fazla zarar görebileceği için dijitalleştirme yapılmadan önce profesyonel yardım veya en azından bir uzman görüşü önemlidir. Gerekli ekipman a sahip küçük koleksiyonlar için aktarma işi gönüllüler tarafından yapılacaksa aktarma işletmenin kurum içinde yapılması maliyet açısından uygundur ama gerekli ekipman yok , aktarma işi yüksek miktarda ise ayrıca tam zamanlı bir veya birden fazla kişi eleman istihdam edilecekse bu iş dışarıya yaptırmaktan daha pahalıya mâl olacaktır.
VHS formatının sayısallaştırılması için temel prosedür aşağıdaki diyagramda özetlenmiştir.
Tüm bantlar, bozulma veya hasar belirtileri açısından görsel olarak kontrol edilmeli ve fiziksel veya kimyasal hasarı olanlar, oynanabilmeleri tamirine ihtiyaç duyacaktır. Kasetlerin incelenmesi ; kaset koşulu, bant kalitesi, bant durumu, kirleticilerin varlığı, banttın kimyasal bozulması, bantta fiziksel hasar, bant temizliği ne göre yapılması gerekir.
Bazı tipik kaset problemleri arasında, kaset muhafazasında çatlaklar, bandın sarıldığı makara veya kaset kapısı kırık olabilir. VHS kaset göbekleri, göbeklerin arasında ve altında bulunan küçük düğmeye basılınca dönebilmelidir. Dönmüyorsa zorlamamalıdır. Tamiri için kontrol edilmelidir.
Kaseti sallayarak herhangi bir iç hasarı olup olmadığı belirlenmeli, kaset hasarlıysa, bandın yeni bir dış kılıfa aktarılması tavsiye edilir, böylece düzgün ve hasar görmeden oynatılması sağlanır.
Diğer bir konuda banttın durumunun kirliliği ve kirletici maddelerin varlığının incelenmesidir. Bir kasetin görsel olarak incelenmesi sırasında bakılması gereken ilk şeylerden biri, birçok şekilde ortaya çıkabilen kirliliktir. Bunun için kasetin kapısı açılarak göbek kilidi basılıp gevşetilip küçük bir miktar bant dışarı el ile çekilmeli bu işlemi yaparken ele temizlik eldiveni takılmalı, banttın üzerinde kir, yağ , siyah , beyaz noktaların olması ve birikme durumları incelenmeli , eğer kir varsa tüm bant çalınmadan önce temizlenmelidir. Toz, kir ve diğer döküntüler, bandı sinyal kaybına ve okuyucu ekipmanın kafasını çizebilir. Bantların yüksek neme maruz kaldığı zamanlarda veya su sızması oluşmuşa büyük bir olasılıkla bantlarda küf oluşacaktır. Küf kokudan anlaşılabilir. Küflü bantlar okuma cihazı VCR yi bozabileceğinden kesinlikle temizlenmeden işlem yapılmamalı, VCR içine sokulmamalıdır.
Birde böcekler ve kemirgenler e maruz kalmış olan bantlarda olabilir bu durumda kemirgen dışkısı, idrarı ve kemirgen hasarı olabilir buda önemli miktarda döküntü meydana getirir. Oynatmadan önce temizlik ve tamir gerekli olacaktır.
Bantların kapağı açıldığında hemen algılanan keskin bir balmumu veya “kirli çorap” tipi koku varlığı varsa banttın kendi kimyasalında bozulma başlamış demektir. VHS bandı, manyetik oksit parçacıkları içeren bir poliüretan bağlayıcı malzeme ile kaplanmış bir polyester plastik tabandan oluşur. Ana kimyasal bozulma problemi, bağlayıcı tabakanın hidroliz yoluyla ayrıştırılmasıdır. Bu durumda banttın oynatılması çok zor olabilir. Oynatılması durumunda ise oksit pulları dökülmeye başlar ve VCR kafasına sarılır, kafayı bozar. Bu nedenle, eğer bu tür bozulmaların belirgin belirtileri mevcut ise (döküntülerden dolayı gıcırdama sesi geliyorsa ) bant çalınmamalı veya hemen durdurulmalı ve temizlenmelidir.
VHS bandı ince bir ortamdır ve sonuç olarak birçok formdaki fiziksel hasara karşı hassastır. Aslında, video kasetiyle ilişkili oynatma sorunlarının birçoğu fiziksel bir probleme bağlanabilir. Bu hasar sonucunda görüntü kalitesinin düşmesine , frame lerde dropout lar oluşmasına , ses in zayıflamasına sebep olabilir. Fiziksel olarak zarar görmüş teybin çalınması ek hasarlara, kaydın tamamen kaybolmasına veya VCR'nin zarar görmesine yol açabilir. Oynatmadan önce, teyp durumunun fiziksel hasar için özenle değerlendirilmesi ve varsa, düzeltici önlemlerin alınması zorunludur.
Herhangi bir dijital dönüşüm projesindeki ilk adım, bir iş istasyonu veya çalışma mekanı kurmaktır. İdeal olarak ayrı bir temiz ve sessiz oda da bu işlemler yapılmalıdır. VCR’ın bant yolu yada kafası kirli ise çalışırken fiziksel hasarlara sebep olabilir. Bir kulak temizleme çubuğu ile solvent ile veya VCR üretici firmanın tavsiye ettiği şekilde temizlenmesi uygun olacaktır.
Elektrik bağlantılarında kullanılan cihazların gücüne uygun bir UPS kullanımı temiz ve kesintisiz çalışma için uygun olacaktır. Tam çalışma esnasında elektriğin kesilmesi istenmeyen sonuçlar doğurabilir.
Cihazı VCR ’a taktıktan sonra kazara üzerine yazma durumu olmaması için kaset üzerindeki yazma koruma tırnaklarının kesilmesi de gerekli olabilir. Kasetin üzerinde Gevşek veya soyulmamış bir etiket bulunmadığından emin olun, VCR oynatıcı içinde yapışıp kalmaması için ya tamamen yapıştırın veya tamamen çıkarın.
Tüm kontrollerden sonra İyi durumda olduğu görülen olan teyp veya kaset VCR ’ye takılmalı ve çalıştırılmalıdır. Ardından, oynatmadan önce, bandın sonuna doğru bir süre hızlı ileri gidilmesi ve VCR’nin durdurulması önerilir. Birkaç saniye sonra, tamamen başa geri sarılmalı. Bu eylemler, bandın kullanılan VCR’nin germe tansiyonuna göre düzeltilmesi, potansiyel olarak birkaç yıllık boşta depolamadan sonra bant paketindeki gerginliğin geri yüklenmesi ve bandın kullanım ortamına alıştırılmasında yardımcı olarak oynatmaya yarar sağlar. Test VHS kaseti VCR üzerinde oynatılarak görüntü izlenir , eğer görüntü üzerinde yatay çizgiler ve karlanma varsa VCR’nin kafa ayarının yapılması gerekebilir. VHS video kasetlerini oynatırken karşılaşılabilecek başka problemler de vardır. Aktarmadan önce sorunları düzeltmek önemlidir, aksi halde hatalar dijital kopyada iletilir. VCR dan izleme, bağlı bir televizyon monitörü veya bilgisayar monitörü aracılığıyla kayıt yazılımı üzerinden gerçekleştirilir. Oynatma esnasında VCR’nin mekanizma sesleri garipleşirse yada görüntü bozulmaları başlarsa VCR durdurulmalıdır.
Analogdan Dijitale Dönüşüm
Analog videonun dijitale çevrilerek aktarılması konusunda sektörde mükemmel tek bir çözüm olmadığı gibi “herkese uygun bir çözüm” de yoktur ve bu nedenle kurumlar ve şirketler kendi durumlarını değerlendirip uygun çözüm için karar vermeleri gerekmektedir. Ama bu konuda çok da geç kalmamaları lazım , çünkü ellerindeki bantlar tamamen bozulabilir yada okutacakları VCR cihazları artık tarih olabilir, onun için mevcut çözümlerden biri ile en iyi kalite seviyesinde aktarım yapmak mecburidir.
Aktarım/ Dijitalleştirme işlemini yaparken VHS kayıtlarını yapılabilecek en üst kalitede aktarılması uygun olacaktır. Düşük kalitede sayısallaştırmanın, günümüzün ekran çözünürlükleri ile tatmin edici bir sonuç verebileceği gibi görülebilir, ancak gelecekte sonuçların tatmin edici olmadığı ortaya çıkacaktır.
Hangi dijitalleştirme çözümü seçilirse seçilsin önce kullanılacak ekipman ve yazılımın yanı sıra kullanılan iş akışına aşina olmak için çeşitli testlerin yapılması önemlidir. Böylelikle mümkün olan en iyi sonucu elde etmek ve projenin yeniden yapılmasını gerektiren hataları yapmamak için karşılaştırma testleri gereklidir.
Dijital sürece dönüştürme gerçek zamanlıdır , bir VHS kasetin her saati bir saatlik dijitalleştirme süresi ile beraber dönüştürülmüş videoyu görüntülemek için ayrıca bir saat daha gerektirir. Ek olarak, malzemeyi dijitalleştirmeden önce ön izleme yapmak için de gerekli olacaktır, bu da temizlik ve onarımı ve diğer görevleri gerektirebilir. Gerekli iş miktarı video miktarının yaklaşık üç katıdır. Örneğin, bir saatlik videonun dijitalleştirilmesi yaklaşık üç saatlik çalışma süresine ihtiyaç duyacaktır. Bu, bu tür bir projeye girişirken işgücü maliyetleri açısından göz önünde bulundurulması gereken önemli bir faktördür.
Bir VHS kaseti dijitalleştirme sürecinde üç işlem basamağı olabilir. Bunlardan birincisi VHS kasetin oynatıcı tarafı yani VCR kullanılması, ikincisi çıkan dijital sinyalin düzeltilme işlemi üçüncüsü ile bir capture kart kullanarak bilgisayara kayıt işlemi ve en sonunda da disk üzerine depolama işlemi dir.
İlk aşamada kullanılacak olan oynatıcı taraftaki VCR kalitesi sürecin önemli kısımlarından biridir. Piyasada bulunan kalitesi düşük video playerlar dan çıkan sinyal kalitesi de düşük olacaktır. Tercihen profesyonel veya prosumer ( yarı profesyonel) VCR'ler veya S-VHS VCR'ler kullanılmalıdır, çünkü bunlar daha iyi bir oynatma sağlayacaktır. Çıkan sinyal ne kadar iyi olursa, sonuç o kadar iyi olur, çünkü en iyi ve en problemsiz sinyali başlangıçta VCR dan çıkarmak önemlidir. Bu nedenle, mevcut veya uygun olan en iyi Player VCR kullanılmalıdır.
İş akışındaki bir sonraki öğe Time Base Correction işlemi yani TBC'dir. Video görüntüsünde eğrilme gibi distorsiyonlara yol açacak senkronizasyon sinyallerindeki varyasyonları düzeltmek için kullanılır. TBC, video sinyalini geciktirerek kullanıcı müdahalesi olmadan bu ayarı otomatik olarak yapabilir, böylece her tarama hattı uygun zamanda başlar. Beyaz-siyah seviyeleri ve rengi ile de ilgili sorunları düzeltebilir. TBC, bir profesyonel VCR veya S-VHS VCR'nin içinde de olabilir. TBC VHS aktarım sürecinde mutlaka bir şekilde kullanılmalıdır, kullanılmaması durumunda kötü sayısallaşma ile sonuçlanabilir. Dijitalleştirilmiş videonun izlenmesi ve bazı denemelerin yapılması, TBC'nin istenmeyen unsurları içerip içermediğini belirlemeye yardımcı olacaktır. TBC cihazlarının çıkışı kompozit veya S-video olabilir. Aynı şekilde profesyonel bir VCR cihazının da kompozit veya bir S-video çıkışları vardır. S-video çıkışının kompozit çıkışa göre kalite olarak üstünlüğü vardır. Renk bilgileri ve ses bilgileri ayrı ayrı taşınır. Bunun için bağlantılarda S-video kullanılması daha iyi olacaktır.
Bu arada iyi ve makul fiyatlı bir TBC için olması gereken özellikler aşağıdaki gibidir;
- digital processing at 8-bit video resolution and 4:2:2 sampling rate “8 bit video çözünürlüğünde ve 4: 2: 2 örnekleme hızında dijital işlem yapabilmesi “
- frame synchronization with full frame memory “Tam kare bellek ile çerçeve senkronizasyonu “
- low noise with S/N ratio >50 dB “S / N oranı> 50 dB olan düşük ses “
- regeneration of all synchronization signals to stabilize the video “ videoyu sabitlemek için tüm senkronizasyon sinyallerinin rejenerasyonu”
Capture ( Sayısallaştırma ) kartı :
Kullanılabilecek çeşitli kalite ve özellikte farklı pc içine takılabilen dahili capture kartları vardır. Sayısallaştırma kartları genellikle televizyon yayın standartlarından (NTSC, PAL veya SECAM) birine özgüdür, ancak bazı kartlar farklı standartlar arasında geçiş yapabilir. Doğru kartı aldığınızdan veya dijitalleştirmeyi planladığınız VHS kaydı türü için doğru standardı kullandığınızdan emin olmak önemlidir.
Sayısallaştırma kartları, istenen kaliteye ve gerekli olan esnekliğe bağlı olarak fiyatları değişir. Bu kartlarla analog video, çok düşükten çok yüksek kaliteye kadar birçok farklı formatta sayısallaştırılabilir. Seçenekler ayrıntılı olarak tartışılacak kadar çoktur ve kullanılacak kartın türü hakkında özel bir öneri yoktur. Capture kartının giriş portları TBC cihazından çıkan portlar ile uyuşması lazımdır.
Ek olarak, kullanılan bilgisayarın, hem temel gereksinimler hem de kartın bilgisayar içindeki gerçek kurulumu açısından capture kartının gereksinimlerini karşılayabilmelidir. (yani, CPU üzerinde bir PCI yuvasının mevcut olması gerekir).
TBC'ye Giriş kompozit kablolarla yapılmışsa, TBC Çıkışı da kompozit kablolar ile capture kartına bağlanır; TBC'ye Giriş bir S-video kablosuyla yapılmışsa çıkış da bir S-video kablosu ile capture kartına bağlanır. TBC sesle işi yoktur sadece üzerinden geçer. Bu nedenle bağlantıları kırmızı beyaz ses kabloları TBC'yi baypas edilip doğruca capture kartına da bağlanabilir. Aslında, bazı TBC'lerde hiç ses bağlantısı da olmayabilir
Bütün bağlantılar kurulup capture kartı ile kayıt başlandığı zaman kullanılan capture kartının yazılımı ile kayıt başlar. Kayıt esnasında en iyisi olan ve video daki tüm renk kalitesi alınacağından sıkıştırılmamış 8 bit formatın seçilmesi ve 4:2:2 lik bir chroma ve luma formatının seçilmesi olacaktır. 10 bitlik uncompress kayıt formatı ve 4:4:4 lük format çok daha iyidir ama çok fazla yer kaplayacaktır. Ayrıca bir VHS format için de bu kadar büyük bir kayıda gerek yoktur çünkü bu seviyede bir renk bilgisi zaten VHS de bulunmaz.
Ses in aktarılmasında ise yine sıkıştırılmamış PCM ses seçeneğini uygundur. Sampling oranı olarak da 44.1, 48 veya 96 kHz olmalıdır kanal sayısı Stereo , kanal sampling başına bit, 16 veya 24 olabilir. Genellikle, VHS kayıtları için 48 kHz ve 16 bit yeterlidir, ancak 24 bit te önerilebilir. Yüksek doğrulukta kayıtlar için 96 kHz'lik bir sampling oranının kullanılması iyi olacaktır.
En Boy Oranı ( Aspect Ratio ) ayarının 4: 3 ve Ses bağlantısının unbalanced olması gerekir. Unbalanced ses girişleri çoğu ev tipi ses ekipmanında bulunur ve kompozit bağlantıları kullanır. Balanced ses girişleri profesyonel makinelerde bulunur.
Aktarım ve dijitalleştirme işine başlamadan önce kullanılan capture kartı ve yazılımı üzerinden de yapılması gereken bazı ayarlar olabilir. Bunların aktarım öncesi ayarlanması kaliteyi arttıracaktır. Ayarlar üzerinde yapılan değişikliklerin sonuçlarını bazı testler yapılarak görülmesi faydalı olacaktır.. Bunlar ;
- Ses seviyelerini stereo , sol ve sağ kanallar olarak ayarlamak,
- yine bas, tiz gibi ses süreçlerini düzenlemek,
- Video Sürecindeki ayarları yapmak, kırpma ( cropping ) , parlaklık ( Brightness ) , kontrast, doygunluk ( Saturation ) gibi
Yazılım üzerinden bu değişkenlerin ayarlanması , aktarım sonrası çıkan videonun kalitesini önemli ölçüde etkiler. Bu değişkenlerin ise bu konuda deneyimli kişiler tarafından ayarlanması önemlidir.
Birde tarama ( Scaning ) tipi denen bir konu daha vardır. Tarama tipi ikiye ayrılır interlaced ve progressive olarak. İnterlaced tarama da görüntü önce tek satırlar ve daha sonra boşlukları dolduran çift çizgilerle iki eşit ve tek sayılı satırlara bölünür. Progressive de ise satırlar tek ve çift satırlar arasında bir ayrım olmadan sırayla sunulur. Progressive tarama daha net ve daha yumuşak ve daha gerçekçi bir hareket üretir. Orijinal VHS kaseti İnterlaced tarama şeklindedir dijitalleştirme esnasında da bunun yapılması ve bu şekilde aktarılması daha uygun olur.
Yukarıda anlatmış olduğumuz adımların tümü tamamlandıktan sonra capture kartın yazılımı üzerinden start düğmesine basıp ardından da VCR çalıştırılır ve sıradaki VHS bant oynatılır. Yazılım üzerindeki Preview penceresinden kaset deki görüntü izlenebilir, ayrıca bilgisayarın hoparlöründen de ses dinlenerek tüm dijitalleştirme süreci görülebilir. Bittikten sonra da durdur düğmesine basılıp durdurulur.
Dijital Dönüşüm Sonrası Yapılacak İşlemler
Kayıt işlemi bittikten sonra tüm kaydı izlemek varsa bir sorun tespiti açısından uygun olur. Capture kart yazılımlarında aktarım ve dijitalleştirme sürecini doğrulamak için ek özellikler olabilir. Örneğin droplu framelerin tespiti gibi . Bunun dışında kayıt sonrası üçüncü parti kalite kontrol ( QC, Quality Control ) yazılımları da kullanılabilir. Bu durumda tüm kaydı baştan sona izlemeye gerek kalmaz, yazılım tüm bozuk frameleri bulup gösterecektir.
Bunun dışında kullanılan capture kartının ayrıca bir referans monitör çıkışı varsa preview ekranına ilaveten kayıt izlenirken kartın referans çıkışından bağlanarak referans monitörü ile de kalite kontrolü yapılabilir.
Burada anlatılan yöntemde sıkıştırılmadan kayıpsız format dan bahsedilmiştir. Bu şekilde orijinal analog VHS kasetten gelen bütün bilgiler korunmuştur ve kalite kaybı yoktur. Bu ana dosya istenirse ilerde sıkıştırılabilir. Sıkıştırılmamış formatlar için en yaygın kullanılan konteynır format “ AVI “ formattır. Bu tür sıkıştırılmamış formatların en büyük mahzurlu tarafı kapladığı yerdir. Yaklaşık 1 saatlik görüntü 70 GB dan fazla yer kaplayabilir. Eğer sıkıştırma yapılacaksa en uygun format kayıpsız olarak Motion Jpeg 2000 formatıdır. Sıkıştırılmamış bir video dosyasına göre % 70 civarında yerden tasarruf sağlar.
Dijitalleştirme işleminden sonra yine en önemli konulardan biri dijitalleştirilen kaydın daha sonra bulunabilmesi için dosya ya verilecek adlandırma ve ilgili veri tabanına yazılacak olan video ile ilgili Meta Verilerdir. Bu Meta Veriler bir kaydın tanımlanması ve bulunması için gerekli olan geleneksel kataloglama verilerini sağlar. Konu, üreticisi ve belki de kayıtta görünen unsurları belirtir, böylece kullanıcılar bu parametrelere göre arama yapabilir. İdari meta veriler, kaynak formatı ve sayısallaştırma zinciri ile ilgili telif hakkı ve teknik konular gibi bir dizi ek bilgiyi kapsar. Bu elemanlar, kaydın zaman içinde erişilebilirliğini sağlar. Yapısal meta veriler, bir dosyanın iç yapısını tanımlayabilir ve diğer nesnelerle ilişkileri de gösterebilir. Bu, ilgili bilgilerin mantıksal sunumunu kolaylaştırır, böylece dosyalar istenen şekilde yönlendirilebilir.
Ayrıca kullanılacak dosya adı da önemlidir. Dosya adı şu özellikleri gösterirse daha kullanışlı olur ;
- İçeriği belirtmesi, Kasetin içeriğinin oluşturma tarihi,
- VHS kaset üzerindeki kayıt isim ile bağlantılı olmalı ( bu sayede ilgili VHS kasette bulunabilsin ) ,
- kullanım amacını belirtmesi ( master kopya, kullanım kopyası gibi ) ,
- sayısallaştırma parametreleri ( encode tipi gibi )
Bir dosya adı yaklaşık 240 karaktere kadar olabilir fakat en fazla 100 karakter olması yeterli olacaktır. Bir dijitalleştirme projesinde iş ilerledikçe, bazen açıklayıcı veriler de gerekli olmaktadır. Bu genellikle kasete, saklama kabına veya içine yerleştirilen malzemeye yazılan notlar olabilir. Bu detaylar en iyi şekilde ve dijitalleştirilmiş video ile saklanmalıdır. Bu bilgiler bazen kasetin içinde bir kağıda yazılmış dosya olabilir. Kap etiketleri olabilir. Bu gibi bilgileri saklamak için en iyi strateji, bu bilgileri taramak ve PDF veya TIFF dosyaları şeklinde video dosyaları ile link kurup kayıt ile beraber bir koleksiyon yapmaktır.
Aktarım işleri bittikten sonra VHS kaset orijinallerinin, asılların daima muhafaza edilmesi gerekir. Özellikle aktarım işi profosyonel olmayan kurumun elemanlarınca yapılmışsa kayıtlarda hatalar olmuş olabilir, istenirse veya gerekli olduğu zamanlarda orijinale geri dönmek her zaman gerekebilir. Asgari olarak, orijinaller dijital dönüşümden hemen sonra atılmamalı ve sürecin doğru bir şekilde yürütüldüğünü ve dijital dosyaların geçişinin başarılı olduğunu doğrulamak için birkaç yıl muhafaza edilmelidir.
Orijinal VHS bantların saklanması , Manyetik bantlar saklama ve kullanma önerileri, ISO standartları 18923: 2000 ve 18933: 2012'de detaylı olarak belirtilmiştir. Genelde, depolama 8 ila 23 ° C arasında bir sıcaklık ayar noktasında ve büyük değişiklikler olmaksızın % 15 ila % 50 arasında bir nem oranında olmalıdır. Bu koşulların orta seviyelerinde saklanması en uygun şart olacaktır. Sıcaklık ve nem arasında ise ters ilişki vardır.
Sıcaklık 8 ila 11 ° C arasında olursa / Nem % 15 ila 50 arasında
Sıcaklık 8 ila 17 ° C arasında olursa / Nem % 15 ila 30 arasında
Sıcaklık 8 ila 23 ° C arasında olursa / Nem % 15 ila 20 arasında olması gerekir.
8 ila 11 ° C arasında bir sıcaklık noktasında tutulan ve % 15 ila % 20 arasındaki nem noktasında tutulan kasetler , 50 yıldan daha uzun bir ömür değerine neden olacaktır.